ERP là gì? ERP Specialist là làm gì?

94 lượt xem

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (phần mềm ERP) đã trở nên phổ biến đến mức bất kỳ chuyên gia nào cũng cảm thấy thoải mái khi sử dụng ngày nay. Các nhà quản lý tiếp tục nắm lấy ý tưởng về việc duy trì và biên soạn các quy trình kinh doanh trong một gói toàn diện; họ sẽ muốn những nhân viên có thể điều hướng các hệ thống này một cách dễ dàng.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu Phần mềm ERP là gì và cách sử dụng nó để bạn có thể bắt kịp những thay đổi này.

ERP là gì?

Hệ thống ERP là phần mềm kiểm soát, quản trị và kết hợp các hoạt động và quy trình của công ty thông qua các thành phần bổ sung và có liên quan với nhau. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp chủ yếu được các doanh nghiệp sử dụng để cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận, hợp lý hóa các thủ tục và đảm bảo truy cập nhất quán vào tất cả các hoạt động của công ty.

 

Quản lý hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng, kế toán, vận chuyển, lập kế hoạch giao hàng, bán hàng, bảng chấm công và nhiều nhiệm vụ khác là những tính năng chính của hệ thống ERP.

 

Hệ thống ERP hợp nhất các quy trình của công ty, tăng khả năng hiển thị trong các hoạt động hàng ngày và cải thiện việc ra quyết định.

Ưu điểm của ERP

  • Quản lý dữ liệu tốt nhất: Với ERP, các doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu một cách thống nhất. Tất cả các phòng ban của công ty, doanh nghiệp đều dùng chung hệ thống. Mọi nhân viên của công ty đều có thể dễ dàng xem số liệu của phòng ban mình hay phòng ban khác. Hơn nữa, sử dụng phần mềm ERP còn có thể giúp thu thập các số liệu để đưa ra báo cáo chính xác nhất theo tiêu chuẩn.
  • Giúp quản lý nhân sự dễ dàng : Quản lý của một doanh nghiệp, một công ty không phải ngồi hàng giờ để chấm công, theo dõi nhân sự của mình về thời gian làm việc. Sử dụng ERP sẽ giúp quản lý giờ giấc của nhân viên đi làm chính xác. Hiệu quả họ làm được những gì, đóng góp cho công ty ra sao…
  • Tiết kiệm được thời gian và chi phí. Tiết kiêm được nhiều loại chi phí như: chi phí vận hành, chi phí nhân công,… Quản lý tốt nguồn lực và tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh cao, góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
  • Giảm thiểu rủi ro hiệu quả: Quản lý thống nhất toàn bộ thông tin dữ liệu của bộ máy doanh nghiệp. Chúng ta không cần phải ngồi hàng giờ để tìm kiếm các lỗi sai, đối chiếu số liệu giữa các phòng ban với nhau. Mà thay vào đó,mọi dữ kiện được liên kết chặt chẽ với nhau giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu,….

 

Nhược điểm của ERP

 

  • ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp: ERP không cho phép tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau của doanh nghiệp mà cố định trong một gói tổng hợp với chi phí rất lớn (ít nhất là $30.000). Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng toàn bộ các phân hệ trong đó, làm cho việc mua cả gói ERP mà không sử dụng tối đa tiềm năng của nó thì đó là sự lãng phí lớn cho doanh nghiệp.
  • ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức: Việc triển khai một giải pháp công nghệ phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ làm việc của bên cung cấp phần mềm và tốc độ làm quen với phương thức làm việc mới của doanh nghiệp. Đáng tiếc là với ERP, cả hai yếu tố này đều tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.
  • ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh: Việc đơn giản hoá dòng dữ liệu trên một hệ thống duy nhất sẽ rất thuận lợi khi ERP hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Cũng phải hiểu rằng việc triển khai ERP không chỉ ảnh hưởng đến một phần nhất định của doanh nghiệp mà là tất cả các bộ phận, hoạt động.
  • ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi: Các nhà cung cấp giải pháp ERP phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với các nhu cầu, quy trình và mục tiêu rất khác nhau.Hầu hết thì các giải pháp ERP chỉ có thế mạnh trong một lĩnh vực -tài chính – và yếu hơn nhiều ở những lĩnh vực khác. Giải pháp ERP cũng gặp phải bất lợi khi mà nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng thì  doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và đưa cả hệ thống ERP ra để tái lập trình.
  • ERP không thể hoạt động khi doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa: Hai chữ “remote work” đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại, nhiều nhà lãnh đạo đã suy nghĩ tới việc tái cấu trúc hay mở rộng thêm một phần nhân sự làm việc từ xa. Nguyên nhân là do sự ảnh hưởng lớn  của đại dịch Covid-19và các nhà lãnh đạo cũng nhận thức được rằng: Sẽ còn có nhiều rủi ro khác trong quá trình hoạt động nữa. Một điều rõ ràng là khi nhân sự không tới văn phòng làm việc, hệ thống ERP sẽ bị đứng im mà không thể sử dụng từ xa. Vì thế mà tất cả công việc bị phụ thuộc vào hệ thống cồng kềnh đắt tiền này đều bị ngưng trệ.

Cách sử dụng hệ thống ERP

Mua một hệ thống ERP là một khoản đầu tư đáng kể đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, do đó bạn phải tận dụng nó. Hệ thống ERP, khi được sử dụng phù hợp, sẽ tăng hiệu quả, chất lượng, giảm chi phí và sai sót, đồng thời cải thiện hiệu suất, sản xuất và lợi nhuận của công ty bạn. Đây là cách tận dụng tối đa phần mềm ERP.

 

Xem lại các quy trình kinh doanh của bạn

Khi quyết định lựa chọn hệ thống ERP tốt nhất, điều quan trọng là phải đánh giá quá trình hoạt động kinh doanh của bạn. Điều này cho phép bạn xác định quy trình nào cần được cải thiện (và cách thức) để bạn có thể đánh giá chúng sau khi triển khai ERP để xác định ROI.

 

Giai đoạn này cũng có thể giúp bạn xác định hoạt động của công ty nào cần được chú ý nhiều nhất, vì điều này sẽ ảnh hưởng đến phần mềm ERP mà bạn chọn. Chẳng hạn, bạn có yêu cầu gì với một giải pháp kế toán vững chắc không? Hay bạn thích tập trung nhân sự? Nếu bạn trả lời “tất cả các điều trên”, bạn biết đã đến lúc tìm kiếm một lựa chọn đắt tiền hơn có thể bao gồm tất cả các cơ sở.

Đầu tư vào đào tạo

 

Đừng bao giờ đánh giá thấp tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên và bất kỳ người dùng cuối nào khác về giải pháp ERP của bạn. Người dùng được đào tạo tận dụng tối đa mọi giải pháp phần mềm và có thể thích ứng nhanh chóng với các nâng cấp và thay đổi. Hơn nữa, việc hiểu thấu đáo về phần mềm ERP có thể giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn, nhanh chóng hơn.

 

Nhiều công ty đã sai lầm khi tin rằng đào tạo ban đầu là đủ để giúp người dùng của họ bắt đầu và sử dụng. Điều này, tuy nhiên, không phải là trường hợp. Khi hệ thống ERP phát triển, nhân viên và người dùng của bạn cũng vậy. Làm việc với nhà cung cấp ERP của bạn để cung cấp các buổi đào tạo liên tục giúp người dùng mở rộng kiến thức chuyên môn của họ khi phần mềm phát triển.

Tập trung vào chất lượng dữ liệu

Hệ thống ERP của bạn hỗ trợ bạn quản lý luồng dữ liệu bằng cách hỗ trợ bạn xác định lý do tại sao, khi nào, ở đâu và như thế nào. Dữ liệu này phải phong phú, chính xác và dễ sử dụng; nếu không, nó là vô ích. Dành một chút thời gian để phát triển các tiêu chuẩn đầu vào dữ liệu của bạn, bao gồm các quy ước đặt tên và cách quản lý việc lập phiên bản tài liệu. Đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều có quyền truy cập vào các phương pháp hay nhất về dữ liệu nhất quán giữa các bộ phận.

 

 

Ngoài ra, sử dụng kiểm tra dữ liệu và làm sạch hàng loạt để thực hiện kiểm tra tại chỗ định kỳ để đảm bảo rằng các yêu cầu đang được đáp ứng. Việc làm sạch dữ liệu sai có thể mất vài giờ, vì vậy bạn nên thực hiện đúng cách ngay lần đầu tiên.

Tùy chỉnh nền tảng ERP của bạn

Hầu hết phần mềm ERP là một giải pháp đa ngành nghề được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của mọi loại hình doanh nghiệp. Một phương pháp để đảm bảo bạn tận dụng tối đa phần mềm ERP của mình là thiết kế một giải pháp hiện đại phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.

 

Yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ của bạn hỗ trợ bạn trong việc tùy chỉnh hệ thống của bạn để có kết quả tốt nhất. Bạn có thể dự đoán các điều chỉnh như ẩn dữ liệu không cần thiết, bật hoặc tắt các tính năng cụ thể, thêm các trường bắt buộc, v.v.

 

Bạn cũng có thể sửa đổi nền tảng ERP của mình ở cấp độ thấp hơn bằng cách sử dụng các trình kết nối và trình cắm thêm. Hỏi nhà cung cấp ERP của bạn về cơ hội kết nối với các chương trình khác hoặc cài đặt các vật dụng chuyên dụng.

Làm cho hệ thống ERP của bạn trở nên đáng tin cậy trong tương lai

Hệ thống ERP, giống như bất kỳ lĩnh vực phần mềm nào khác, đang phát triển hàng ngày. Trong năm, mười hoặc hai mươi năm nữa, phần mềm ERP bạn sử dụng ngày nay có thể trông rất khác. Hỏi nhà cung cấp ERP về kế hoạch tương lai của họ. Họ bỏ bao nhiêu tiền vào nghiên cứu và phát triển? Họ dự định bao gồm những tính năng nào khác? Tần suất họ đưa ra các bản cập nhật?

 

Một hệ thống ERP tốt sẽ không phải là một khối nguyên khối một chiều. Nó sẽ là một hệ sinh thái đang phát triển và thay đổi để đáp ứng với những đột phá công nghệ kinh doanh mới.

Xem xét các tùy chọn tích hợp

 

Bằng cách thêm các công cụ vào bộ công cụ của bạn, các kết nối ERP có thể giúp bạn tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. Tích hợp kết nối hai ứng dụng riêng biệt và cho phép chúng giao tiếp với nhau. Một số kết nối khá sâu, cho phép đầu vào thông tin trong một kết nối có thể truy cập trơn tru trong một kết nối khác.

 

Sản xuất và thiết kế, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và hệ thống quản lý kho hàng là những ví dụ về kết nối hệ thống ERP (WMS) phổ biến.

Tận dụng các ứng dụng dành cho thiết bị di động

 

Một giải pháp ERP hiện đại gần như chắc chắn sẽ bao gồm một ứng dụng thiết bị thông minh cho iOS và / hoặc Android. Hãy tận dụng điều này, vì nó mang lại một số lợi ích cho người dùng của bạn. Các ứng dụng dành cho thiết bị di động cải thiện khả năng truy cập và khả năng hiển thị của hệ thống ERP của bạn.

 

Các ứng dụng cũng cho phép nhân viên và người dùng của bạn có quyền truy cập từ xa vào thông tin quan trọng. Đây là một phương pháp đơn giản cho tất cả mọi người, bất kể vị trí, để duy trì tốc độ trên tất cả các hoạt động kinh doanh.

Xem xét Tổng chi phí sở hữu (TCO)

 

Đối với hầu hết các công ty, việc mua một hệ thống ERP là một cam kết tài chính quan trọng. Khi quyết định lựa chọn một hệ thống ERP, một tổ chức có ý thức về chi phí nên xem xét tổng chi phí sở hữu. Phần mềm rất đắt, chưa kể đến các mối quan tâm đầu tư khác như mua lại phần cứng, sử dụng tài nguyên nội bộ, bảo trì và chi phí nâng cấp trong tương lai. Kiểm tra bức tranh lớn và so sánh nó với thời gian và tiền bạc mà bạn định tiết kiệm.

 

Đảm bảo quản lý cấp cao của bạn có mặt

Không bắt buộc quản lý cấp cao của bạn phải tham gia vào quá trình thực hiện. Mặt khác, hợp tác với họ cho phép lập kế hoạch nguồn lực đầy đủ, đây thường là một yếu tố thành công quan trọng trong suốt giai đoạn thực hiện.

 

Thành lập một nhóm đa chức năng

Thiết lập một nhóm thực hiện bao gồm các nhân viên từ một số phòng ban để đảm bảo một quá trình triển khai liền mạch. Điều này đảm bảo rằng tất cả các lĩnh vực thiết yếu trong tổ chức của bạn đều được giải quyết và hỗ trợ thu thập thông tin đầu vào từ nhiều nhóm sẽ sử dụng hệ thống.

 

Tại một thời điểm nào đó, tất cả các chức năng của tổ chức sẽ được tích hợp vào hệ thống ERP của bạn. Đảm bảo rằng mỗi bộ phận được đại diện trong quá trình khởi chạy.

Tính tuổi thọ của hệ thống của bạn

ROI của hệ thống ERP của bạn quyết định xem đó có phải là một lựa chọn kinh doanh khả thi hay không. Nó thay đổi theo thời gian, vì vậy bạn có thể cần phải thay đổi và theo dõi mục tiêu của mình theo thời gian. Hệ thống hoàn hảo sẽ cung cấp cho bạn giá trị đồng tiền và lợi tức đầu tư cao.

 Định nghĩa ERP Specialist là gì?

ERP Specialist là người chuyên đưa ra giải pháp để kết nối nhu cầu người dùng với các chức năng của hệ thống. Bạn sẽ cộng tác với các nhà quản lý cấp cao để xác định quy trình kinh doanh nào cần tối ưu hóa, nâng cao hiệu suất của hệ thống CNTT đồng thời triển khai và thực hiện các giải pháp ERP sao cho phù hợp.What Does An ERP Specialist Do And How To Find The Right One For Your  Business? - Boss of Cloud

Nhiệm vụ của ERP Specialist:

  • Thiết lập nhu cầu ERP thông qua phân tích và tư vấn quy trình kinh doanh.
  • Phân tích cơ sở hạ tầng hiện có và thực hiện các cải tiến hệ thống CNTT.
  • Cài đặt phần mềm ERP và đảm bảo tích hợp liền mạch với các hệ thống CNTT.
  • Thực hiện kiểm tra chẩn đoán và giải quyết các vấn đề để tối ưu hóa hiệu suất.
  • Phát triển các chức năng và giao diện phù hợp cho người dùng.
  • Triển khai hệ thống: đào tạo và hướng dẫn người dùng sử dụng.Những lợi ích của ERP trong quản trị doanh nghiệp

Những kĩ năng cần có khi làm ERP Specialist:

  • Có kiến ​​thức nền tảng về quản trị kinh doanh, quản lý dự án hoặc một lĩnh vực liên quan sẽ là một lợi thế.
  • Kiến thức chuyên sâu về các công cụ phát triển ERP, ngôn ngữ mã hóa và quy trình kinh doanh.
  • Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt.
  • Khả năng giao tiếp, cộng tác và giao tiếp đặc biệt giữa các cá nhân.